Аккредитация экспонентов

Аккредитацию на период монтажа/демонтажа проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-экспонентов, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Международного арктического форума «Арктика — территория диалога» (далее МАФ-2017) с 08:00 20 марта 2017 г. до 18:00 28 марта 2017 г. и с 22:00 30 марта 2017 г. до 24:00 4 апреля 2017 г.

Аккредитацию на период Форума проходят те экспоненты, сотрудники, водители и транспортные средства организаций-экспонентов, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения МАФ-2017 с 18:00 28 марта 2017 г. до 22:00 30 марта 2017 г.

Обращаем ваше внимание на то, что экспоненту, сотруднику, водителю, транспортному средству, аккредитованному на период проведения Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

Для аккредитации экспонентов, сотрудников, водителей и транспортных средств организаций-экспонентов необходимо:

  1. Согласовать c руководителем направления Фонда «Росконгресс» квоты на экспонентов и сотрудников.
  2. Заполнить карточку организации-экспонента, поставить подпись руководителя организации и печать; завизировать ее у руководителя направления Фонда «Росконгресс» и руководителя дирекции логистики и аккредитации Фонда «Росконгресс».
  3. Передать карточку руководителю Отдела по работе со сторонними организациями и ТС не позднее 10 февраля 2017 г.
  4. Получить лично или по электронной почте от менеджера Отдела по работе со сторонними организациями и ТС, курирующего вашу организацию, индивидуальное имя пользователя (логин) и пароль для входа в Личный кабинет.
  5. Используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет на официальном сайте Форума.
  6. Заполнить анкеты на экспонентов, сотрудников и водителей по указанной форме (количество анкет, доступных для заполнения, соответствует согласованным квотам на экспонентов и сотрудников).
  7. Если необходимо аккредитовать транспортные средства, то заполнить анкеты на транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации:
    • на период монтажа/демонтажа;
    • на период Форума.
  8. Обращаем ваше внимание:

    • если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как экспонент или сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно;
    • если экспонент, сотрудник или транспортное средство зарегистрированы в заявке на период Форума, то отдельная аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется;
    • заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.
  9. Загрузить фотографии экспонентов, сотрудников, водителей. Фотография на бедж требуется только тем экспонентам, сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории МАФ-2017 в период его проведения, и является обязательным условием аккредитации.
  10. Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

      • размер фотографии 480×640 пикселей;
      • фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
      • разрешение 300 dpi (качество фотографии);
      • изображение должно быть анфас, без головного убора;
      • изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

    Фотографии на временный пропуск (на период монтажа/демонтажа) не требуются.

    Прием заявок на аккредитацию экспонентов, сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется с 16 января 2017 г. по 1 марта 2017 г.

  11. После заполнения анкет на всех экспонентов, сотрудников, водителей и транспортные средства в Личном кабинете организации-экспонента распечатать:
    • контрольный список сотрудников/водителей на период монтажа/демонтажа;
    • контрольный список транспортных средств на период монтажа/демонтажа;
    • контрольный список экспонентов на период Форума;
    • контрольный список сотрудников на период Форума;
    • контрольный список водителей на период Форума;
    • контрольный список транспортных средств на период Форума.
  12. Распечатанные списки с подписью руководителя организации и печатью передать в Отдел по работе со сторонними организациями и ТС не позднее 1 марта 2017 г. Изменения и дополнения к спискам согласовываются с руководителем направления Фонда «Росконгресс» и могут быть произведены до 9 марта 2017 г. Изменения и дополнения после 9 марта 2017 г. согласовываются только с директором Форума.
  13.  

  14. Изменение данных:
    • экспонентов и сотрудников или их состава в рамках квот,
    • водителей,
    • транспортных средств
  15. производится самостоятельно ответственным представителем организации-экспонента с учетом того, что:

    • после сохранения данных экспонентов / сотрудников / водителей / транспортных средств их редактирование из Личного кабинета становится невозможным;
    • внесение любых изменений производится путем удаления записи экспонента / сотрудника / водителя / транспортного средства из списка и повторного заполнения анкеты;
    • в случае замены одного экспонента / сотрудника / водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого экспонента / сотрудника / водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового;
    • после выдачи беджа / транспортного пропуска самостоятельное удаление данных экспонента / сотрудника / водителя / транспортного средства невозможно;
    • после выдачи временного пропуска самостоятельное удаление данных экспонента / сотрудника / водителя / транспортного средства невозможно;
    • замена или удаление таких экспонентов / сотрудников / водителей / транспортных средств, а также замена экспонентов / сотрудников / водителей / транспортных средств, которым по результатам проверки было отказано в аккредитации, производится через менеджера Отдела по работе со сторонними организациями и ТС.
  16. Для того чтобы получить беджи/пропуска по доверенности, необходимо:
    • распечатать доверенность и список экспонентов на получение беджей на период Форума (в список включаются только те экспоненты организации, у которых есть фотография, которые прошли проверку и еще не получили беджи);
    • распечатать доверенность и список сотрудников на получение беджей на период Форума (в список включаются только те сотрудники организации, у которых есть фотография, которые прошли проверку и еще не получили беджи);
    • распечатать доверенность и список водителей на получение беджей на период Форума (в список включаются только те водители организации, у которых есть фотография, которые прошли проверку и еще не получили беджи);
    • распечатать доверенность и список транспортных средств на получение пропусков на транспортные средства на период Форума (в список включаются только те транспортные средства организации, которые прошли проверку и на которые еще не получены транспортные пропуска);
    • распечатать доверенность и список сотрудников/водителей на получение временных пропусков на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те сотрудники и водители организации, которые прошли проверку и еще не получили временные пропуска);
    • распечатать доверенность и список транспортных средств на получение временных пропусков на транспортные средства на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те транспортные средства организации, которые прошли проверку и на которые еще не получены временные пропуска).
  17. Получение беджей/пропусков представителем организации возможно только пакетно и осуществляется по доверенности с паспортом в период с 19 по 24 марта 2017 г. в пункте аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств после предварительного согласования времени получения с менеджером Отдела по работе со сторонними организациями и ТС, курирующим вашу организацию.
  18. Получение беджей/пропусков сотрудниками, водителями и экспонентами
    лично не предусматривается!

  19. В случае наличия ошибки в напечатанном бедже/пропуске его замена производится после заполнения заявления на замену персональных данных.
  20. В случае потери беджа/пропуска его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимает руководитель дирекции аккредитации Фонда «Росконгресс» в индивидуальном порядке.

В случае возникновения вопросов по аккредитации экспонентов, сотрудников, транспортных средств и водителей организаций, пожалуйста, обращайтесь в Отдел по работе со сторонними организациями и ТС по телефону: +7 (812) 635 8013.