Информация о порядке аккредитации

Аккредитацию на период монтажа/демонтажа проходят те сотрудники/водители и транспортные средства сторонних (в том числе подрядных) организаций, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Международного арктического форума «Арктика — территория диалога» (далее МАФ-2017) с 08:00 20 марта 2017 г. до 18:00 28 марта 2017 г. и с 22:00 30 марта 2017 г. до 24:00 4 апреля 2017 г.

Аккредитацию на период Форума проходят те сотрудники, водители и транспортные средства сторонних (в том числе подрядных) организаций, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения МАФ-2017 с 18:00 28 марта 2017 г. до 22:00 30 марта 2017 г.

Обращаем ваше внимание на то, что сотруднику, водителю, транспортному средству, аккредитованному на период проведения Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

С информацией по аккредитации сотрудников, транспортных средств и водителей подрядных организаций вы можете ознакомиться в подразделе «Подрядные организации».

С информацией по аккредитации экспонентов, сотрудников, водителей и транспортных средств организаций-экспонентов вы можете ознакомиться в подразделе Аккредитация экспонентов.

Для аккредитации сотрудников, водителей и транспортных средств организация должна предоставить:
1) список сотрудников на период Форума;
2) список водителей на период Форума;
3) список сотрудников/водителей на период монтажа/демонтажа;
4) список транспортных средств на период Форума;
5) список транспортных средств на период монтажа/демонтажа.

Списки сотрудников, транспортных средств и водителей сторонних организаций должны быть предоставлены в Фонд «Росконгресс» не позднее 1 марта 2017 г.

Изменения и дополнения к спискам согласовываются с руководителем направления Фонда «Росконгресс» и могут быть произведены до 9 марта 2017 г.

Изменения и дополнения после 9 марта 2017 г. согласовываются только с директором Форума.

Получение аккредитационного пакета

Выдача временных пропусков на период монтажа/демонтажа, беджей сотрудников, водителей, транспортных пропусков на период проведения МАФ-2017 ответственному лицу осуществляется ОДНИМ аккредитационным пакетом (АП) по доверенности с паспортом. Получение АП возможно только после согласования даты и времени с менеджером Отдела по работе со сторонними организациями и ТС, курирующим вашу организацию.

Экземпляр доверенности и список к доверенности сотрудников, транспортных средств и водителей вы можете распечатать из Личного кабинета.

В случае возникновения вопросов по аккредитации сотрудников, транспортных средств и водителей организаций, пожалуйста, обращайтесь в Отдел по работе со сторонними организациями и ТС по телефону: +7 (812) 635 8013.

 

Подрядные организации

Для аккредитации сотрудников, водителей и транспортных средств необходимо:

  1. Согласовать c руководителем направления Фонда «Росконгресс» квоты на сотрудников (количество сотрудников, которые могут находиться на территории проведения Международного арктического форума «Арктика — территория диалога» (далее МАФ-2017) в период Форума — в Красной, Синей, Зеленой зонах соответственно).
  1. Заполнить карточку организации, поставить подпись руководителя и печать организации; завизировать ее у руководителя направления Фонда «Росконгресс», руководителя дирекции логистики и аккредитации Фонда «Росконгресс» и, если есть сотрудники, которым необходим доступ в Красную зону, у директора Форума.
  1. Передать карточку руководителю Отдела по работе со сторонними организациями и ТС не позднее 10 февраля 2017 г.
  1. Получить лично или по электронной почте от менеджера, курирующего вашу организацию, индивидуальное имя пользователя (логин) и пароль для входа в Личный кабинет.
  1. Используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет на официальном сайте Форума.
  1. Заполнить анкеты на сотрудников по указанной форме (по каждой зоне количество анкет, доступных для заполнения, соответствует согласованным квотам на сотрудников по зонам).
  1. При необходимости аккредитовать транспортные средства и водителей, заполнить анкеты на транспортные средства и водителей по указанной форме.

Обращаем ваше внимание:

  • если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно;
  • заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.
  1. Загрузить фотографии сотрудников, водителей. Фотографии на бедж требуются только тем сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории МАФ-2017 в период проведения мероприятия, и являются обязательным условием аккредитации.

Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

  • размер фотографии 480×640 пикселей;
  • фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
  • разрешение 300 dpi (качество фотографии);
  • изображение должно быть анфас, без головного убора;
  • изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

Фотографии на временный пропуск (на период монтажа/демонтажа) не требуются.

Прием заявок на аккредитацию сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется с 16 января 2016 г. по 1 марта 2017 г.

  1. После заполнения анкет на всех сотрудников, водителей и транспортные средства в Личном кабинете распечатать:
  • контрольный список сотрудников/водителей на период монтажа/демонтажа;
  • контрольный список транспортных средств на период монтажа/демонтажа;
  • контрольный список сотрудников на период Форума;
  • контрольный список водителей на период Форума;
  • контрольный список транспортных средств на период Форума.
  1. Распечатанные списки с подписью руководителя организации и печатью передать в Отдел по работе со сторонними организациями и ТС не позднее 1 марта 2017 г.

Изменения и дополнения к спискам согласовываются с руководителем направления Фонда «Росконгресс» и могут быть произведены до 9 марта 2017 г.

Изменения и дополнения после 9 марта 2017 г. согласовываются только с директором Форума.

  1. Изменение данных:
  • сотрудников или их состава в рамках квот,
  • водителей,
  • транспортных средств

производится самостоятельно ответственным представителем подрядной организации с учетом того, что:

  • после сохранения данных сотрудников / водителей / транспортных средств их редактирование из Личного кабинета становится невозможным;
  • внесение любых изменений производится путем удаления записи сотрудника / водителя / транспортного средства из списка и повторного заполнения анкеты;
  • в случае замены одного сотрудника / водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого сотрудника / водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового;
  • после выдачи беджа / транспортного пропуска самостоятельное удаление данных сотрудника / водителя / транспортного средства невозможно;
  • после выдачи временного пропуска самостоятельное удаление данных сотрудника / водителя / транспортного средства невозможно;
  • замена или удаление таких сотрудников / водителей / транспортных средств, а также замена сотрудников / водителей / транспортных средств, которым было отказано в аккредитации по результатам проверки, производится через менеджера, курирующего вашу организацию.
  1. Для того чтобы получить беджи/пропуска по доверенности, необходимо:
  • распечатать доверенность и список сотрудников на получение беджей на период Форума (в список включаются только те сотрудники организации, у которых есть фотография, которые прошли проверку и еще не получили беджи);
  • распечатать доверенность и список водителей на получение беджей на период Форума (в список включаются только те водители организации, у которых есть фотография, которые прошли проверку и еще не получили беджи);
  • распечатать доверенность и список транспортных средств на получение пропусков на транспортные средства на период Форума (в список включаются только те транспортные средства организации, которые прошли проверку и на которые еще не получены транспортные пропуска);
  • распечатать доверенность и список сотрудников/водителей на получение временных пропусков на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те сотрудники/водители организации, которые прошли проверку и еще не получили временные пропуска);
  • распечатать доверенность и список транспортных средств на получение временных пропусков на транспортные средства на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те транспортные средства организации, которые прошли проверку и на которые еще не получены временные пропуска).

При получении беджей и временных пропусков по доверенности необходимо предъявить копии паспортов всех сотрудников и водителей, ожидающих аккредитации, согласно спискам к доверенности.

 

  1. Получение беджей/пропусков представителем организации возможно только пакетно и осуществляется по доверенности с паспортом в период с 19 по 24 марта 2017 г. в пункте аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств после предварительного согласования времени получения с менеджером, курирующим вашу организацию.

Получение беджей/пропусков сотрудниками/водителями лично
не предусматривается!

  1. В случае наличия ошибки в напечатанном бедже/пропуске его замена производится после заполнения заявления на замену персональных данных.
  1. В случае потери беджа/пропуска его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимает руководитель дирекции логистики и аккредитации Фонда «Росконгресс» в индивидуальном порядке.

В случае возникновения вопросов по аккредитации сотрудников, водителей и транспортных средств вашей организации просьба обращаться в Отдел по работе со сторонними организациями и ТС по телефону: +7 (812) 635 8013.