Аккредитация партнеров

Уважаемые партнеры!

Аккредитация представителей компаний-партнеров Международного арктического форума «Арктика – территория диалога» по всем категориям (участники, персонал, водители, транспортные средства) начинается 17 февраля 2025 г.

Просим обратить особое внимание на ключевые даты предоставления информации и правила работы с Личным кабинетом компании-партнера.

Информация о порядке аккредитации

• 9 января – 28 февраля
  Согласование квот
• 17 февраля – 14 марта
  Прием заявок на аккредитацию
• 19 – 27 марта
  Получение аккредитационного пакета

Личный кабинет компании-партнера содержит следующую информацию:

• Участники – в данном разделе вы можете загрузить партнерский список участников и зарегистрировать представителей вашей компании – пакет «Участник».
• Персонал – в данном разделе вы можете зарегистрировать технический персонал от вашей компании.
• СМИ – информация о зарегистрированных представителях средств массовой информации от вашей компании.
• Получение аккредитационного пакета – в данном разделе размещена информация и документация для получения аккредитационного пакета.
• Полезная информация – в данном разделе вы можете ознакомиться с информацией о регламенте погрузо-разгрузочных работ и схемой движения грузового транспорта к зоне разгрузки на территории Международного арктического форума «Арктика – территория диалога», а также с требованиями к фотографиям на аккредитационный бедж.

Аккредитацию на период монтажных/демонтажных работ проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Международного арктического форума «Арктика – территория диалога» (далее – Форум) с 08:00 20 марта до 20:00 25 марта 2025 г. и с 20:00 27 марта до 20:00 30 марта 2025 г.*

Аккредитацию на период Форума проходят сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Форума с 20:00 25 марта до 20:00 27 марта 2025 г.*

Обращаем ваше внимание на то, что сотруднику, водителю и транспортному средству, аккредитованным на период проведения Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

* Даты и время могут быть изменены. Пожалуйста, следите за обновлениями на сайте Форума.

Для аккредитации участников, персонала, водителей и транспортных средств (для нужд технического персонала) необходимо:

1. Заполнить карточку компании-партнера: информацию об организации, квоты на участников и на персонал по зонам на период Форума и на период монтажа/демонтажа (количество участников и персонала необходимо указывать согласно условиям партнерского договора); поставить печать и подписать у руководителя организации.

2. Заполнить поручение на обработку персональных данных и соглашение о конфиденциальности персональных данных; поставить печать и подписать у руководителя организации. Заполнение указанных документов не требуется, если организация принимала участие в мероприятиях Фонда Росконгресс и передавала оригиналы документов в отдел аккредитации в 2025 г.

3. Передать подписанные документы в отдел аккредитации. Обращаем ваше внимание, что открытие Личного кабинета без предоставления хотя бы одного из перечисленных документов невозможно.

4. Получить по электронной почте от специалиста Фонда Росконгресс информационное письмо с индивидуальным именем пользователя (логин) и паролем для входа в Личный кабинет.

5. Используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет на официальном сайте Форума.

6. В Личном кабинете:

   • загрузить партнерский список участников;
   • заполнить регистрационные анкеты на участников, сотрудников, водителей и транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации;
   • загрузить фотографии для беджей и скан-копии документов, удостоверяющих личность, всех участников/сотрудников/водителей.

   При превышении установленных квот на количество участников от одной компании-партнера необходимо направить официальный запрос в Фонд Росконгресс.
   Организационный комитет вправе запросить у компании-партнера письменное обоснование количества технического персонала.

7. Участники, работающие с профессиональной фото- и видеотехникой и имеющие соответствующую должность, должны быть аккредитованы в соответствии с правилами аккредитации представителей СМИ. Обращаем особое внимание, что пронос профессиональной фото- и видеотехники возможен только при соответствующей аккредитации.

8. После утверждения участников Организационным комитетом зайти в Личный кабинет каждого участника и подтвердить участие в Форуме.

Прием заявок на аккредитацию сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется до 26 февраля 2025 г.
Прием заявок на аккредитацию участников осуществляется до 14 марта 2025 г.

При работе в Личном кабинете важно учесть:

1. Фотография и скан-копия документа, удостоверяющего личность, требуются всем участникам, сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории подготовки и проведения Форума, и являются обязательным условием аккредитации.

   Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

   • размер фотографии – 480 × 640 пикселей;
   • фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
   • расширение файла – JPG или JPEG;
   • изображение должно быть анфас, без головного убора;
   • изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

   Скан-копии документов, удостоверяющих личность, должны соответствовать следующим требованиям:

   • содержат полную информацию о данных, указанных при регистрации: Ф. И. О., серия и номер документа, дата и место рождения, кем и когда выдан документ, фотография;
   • скан-копии читаемы без затруднений.

2. Если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно.

3. Если сотрудник/водитель / транспортное средство зарегистрированы в заявке на период Форума, то вносить их повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.

4. Заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.

5. После сохранения данных внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного специалиста.

6. В случае замены одного участника на другого необходимо отказаться от участия в Форуме в Личном кабинете участника и проинформировать специалиста по аккредитации участников о замене участника.

7. В случае замены одного сотрудника/водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового.

8. Замена или удаление участников/сотрудников/водителей / транспортных средств, которые получили беджи/пропуска, производится через специалиста отдела аккредитации, курирующего вашу организацию.

9. Обращаем ваше внимание, что отправка данных в обработку производится в соответствии с графиком проведения процедуры обработки, а также при наличии загруженных по установленным требованиям в Личном кабинете фотографии и скан-копии документа, удостоверяющего личность. Проверка корректности загруженных документов и данных производится отделом аккредитации в течение 2 рабочих дней с даты подачи заявки.

Организатор Форума вправе без объяснения причин отклонить заявку на аккредитацию.

Получение аккредитационных документов

Получение беджей участников

1. Выдача беджей участников осуществляется лично или по доверенности третьему лицу. Для получения аккредитационного беджа участника лично или третьим лицом по доверенности бедж участника должен быть готов к выдаче. Статус готовности беджа участника к выдаче автоматически указывается в Личном кабинете компании-партнера в разделе «Участники» или в Едином личном кабинете участника.

2. Для получения беджа другого участника по доверенности доверенному лицу необходимо предъявить:

   • свой паспорт;
   • оригинал поручения на обработку персональных данных, подписанный руководителем организации;
   • оригинал соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации;
   • оригинал доверенности установленного образца*;
   • список участников, на которых доверенное лицо получает беджи (экземпляр доверенности и списка можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»);
   • копии паспортов участников, на которых доверенное лицо получает беджи (копии паспортов будут возвращены после выдачи беджей).

   * Доверенность без оригиналов поручения на обработку персональных данных и соглашения о конфиденциальности персональных данных, списка участников и копий паспортов всех аккредитуемых участников недействительна.

Получение беджей технического персонала

1. Выдача временных пропусков на период монтажа/демонтажа, беджей сотрудников, водителей и транспортных пропусков осуществляется одним аккредитационным пакетом (далее – АП).
2. Получение АП возможно в центре аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств только после предварительного согласования даты и времени со специалистом отдела аккредитации, курирующим аккредитацию вашей организации.

АП выдается ответственному лицу по предъявлении:

• паспорта;
• доверенности;
• оригинала поручения на обработку персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был предоставлен в отдел аккредитации в 2025 г.;
• оригинала соглашения о конфиденциальности персональных данных с печатью и подписью руководителя организации, если не был предоставлен в отдел аккредитации в 2025 г.;
• списков к доверенности (экземпляр доверенности и списки можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»).
  В случае утери беджа/пропуска его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимается в индивидуальном порядке.

Получение беджей/пропусков сотрудниками/водителями лично не предусматривается!

График работы центров аккредитации участников

График работы центра аккредитации технического персонала, водителей и ТС

В случае возникновения вопросов по аккредитации участников и представителей СМИ, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации партнеров и представителей СМИ по электронной почте: partners.accreditation@roscongress.org.

В случае возникновения вопросов по аккредитации сотрудников, водителей и транспортных средств организаций, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации организаций по телефону: +7 (812) 930 0705 с 10:00 до 18:00.

В целях недопущения распространения коронавирусной инфекции Форум пройдет с соблюдением рекомендаций Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор).

Организаторы Форума разрабатывают меры профилактики COVID-19 в тесном сотрудничестве с Роспотребнадзором.

При соблюдении всех мер профилактики посещение Форума будет безопасным для всех.

Следите за обновлениями на сайте Форума и информационными рассылками.